Einkaufstransformation bei einem Hafenbetreiber
Entwicklung des Einkaufs zu einem Wertschöpfungspartner im Unternehmen
In einem umfassenden Transformationsprojekt haben wir einem führenden europäischen Hafenbetreiber geholfen, den Einkauf und cross-funktionale Schnittstellen neu aufzustellen und leistungsfähige neue Tools und Methoden einzuführen.
Zielsetzung
Aus einer anfänglichen Einkaufsoptimierung wurde ein dreijähriges Projekt, in dem wir gemeinsam mit dem Kunden eine vollumfänglichen Transformation der operativen Supply Chain erreicht haben. Neben der Organisationsentwicklung standen die cross-funktionale Optimierung von Prozessen, die Umsetzung einer Roadmap zur Digitalisierung, Change Management und die Implementierung eines umfassenden Risikomanagement Systems auf der Agenda. Das Projekt endete schließlich in der Umstrukturierung zahlreicher Funktionsbereiche, sowie der Entwicklung eines neuen Asset-Management Konzepts.
Vorgehensweise
Mit dem Ziel den Einkauf strategisch auszurichten sind wir in das Projekt gestartet. Doch schnell wurde klar, dass Effizienzverluste vor allem in den cross-funktionalen Schnittstellen zu anderen Abteilungen lagen und Potenziale dadurch nicht voll ausgeschöpft werden konnten. Gemeinsam mit der Einkaufsabteilung des Unternehmens haben wir die funktionsübergreifende Zusammenarbeit gefördert, neue cross-funktionale Prozesse definiert und die Rollen und Verantwortlichkeiten so verändert, dass sie heute perfekt mit dem neu geschaffenen strategischen Anspruch des Einkaufs harmonieren.
Um den notwendigen Bewusstseinswandel zu fördern, haben wir ein professionelles Schulungskonzept durchgeführt, das von Change Management Workshops und persönlichen Coachings ergänzt wurde. Diese Maßnahmen trugen schnell Früchte, wichtige Erfolgsfaktoren waren hierbei:
- Uneingeschränkte Unterstützung durch Geschäftsführung und Einkaufsleitung
- Die Fähigkeit unserer Berater:innen, sich an das Branchenumfeld, dass eher traditionell und kritisch gegenüber Veränderungen war, anzupassen
- Überzeugende Methodik und schnelle Erfolgserlebnisse
- Nachweis des strategischen Konzepts durch schnell erzielte signifikante Einsparungen
Ein wichtiges Erfolgsbeispiel war der Einkauf zahlreicher Van Carrier, eine elementare Investition für das Unternehmen. Durch die Neudefinition des CAPEX Prozesses, die Anpassung der technischen Spezifikationen und die funktionsübergreifende Einbeziehung aller Beteiligten konnten hohe Einsparungen erzielt werden. Zudem konnten durch die neuen Prozesse zum ersten Mal überhaupt die Beschaffungsmengen über verschiedene Häfen hinweg trotz unterschiedlicher technischer Anforderungen, gebündelt werden.
Auch die Einführung eines professionellen Working Capital Managements brachte sehr gute Ergebnisse. Die Anpassung der Zahlungsbedingungen von über 50 verschiedenen auf vier Standardbedingungen hat die Komplexität des Themas erheblich reduziert und weitere Optimierungen generiert.
Um die neu definierten Strukturen und Prozesse effizient umzusetzen, führten wir mit dem Einkauf ein digitales System ein, das den gesamten Einkaufszyklus von der Budgetplanung bis zur Rechnungsstellung abdeckt. Wir begleiteten den Einkauf im gesamten Prozess, von der initialen Prozessanalyse, über die Anbieterauswahl bis zur Implementierung in der Organisation. In Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmensfunktionen wie IT, Finanzen und operativen Einheiten, wurde ein IT-Dienstleister ausgewählt, um eine schlanke und einheitliche Prozesslandschaft zu implementieren, über die alle Schnittstellen abgedeckt werden.
Während der Projektlaufzeit sorgte die Corona-Pandemie für neue Herausforderungen. Für die Geschäftsführung des Hafenbetreibers rückte das Thema Risikomanagement nach ganz oben auf die Agenda. Wir implementierten ein maßgeschneidertes Risikomanagement-System, um Transparenz über mögliche Risiken im Unternehmen zu erzielen und erreichten damit eine Optimierung der Lieferkettenstabilität.
Die erzielten Erfolge führten schließlich dazu, dass wir auch weitere Abteilungen außerhalb des Einkaufs neu aufstellten und ausrichteten. Wir begleiteten den Kunden eng, die Veränderungen umzusetzen, zu kommunizieren und zu implementieren. Unser kundenspezifischer Change Management Ansatz ermöglichte es, Widerstände zu überwinden und die avisierten Erfolge zu realisieren. Ein neu entwickeltes Asset Management Konzept rundete den Projekterfolg ab.
Ergebnisse
- Leistungsstarke Prozesse mit klarer Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten
- Technische und funktionsübergreifende Optimierung von Schnittstellen
- Digitalisierung des Supply Management Zyklus
- Einführung eines effektiven Risikomanagements
- Erfolgreich durchgeführtes Trainings- und Coachingprogramm
- Optimiertes Working Capital durch Anpassung von Zahlungsbedingungen
- Redesign und Weiterentwicklung von Abteilungen außerhalb des Einkaufs
- Entwicklung und Implementierung eines professionellen Asset Management Konzepts
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