Einkauf 4.0 - Der digitale Reifegrad

„Einkauf 4.0“ ist in den vergangenen Monaten von einer Vision zur Roadmap für Einkaufsabteilungen avanciert. Dass Konzerne und Großunternehmen bei dieser Entwicklung eine führende Rolle einnehmen, ist wenig verwunderlich. Doch wo kann der Mittelstand ansetzen, um die Performance im Einkauf zu optimieren? Eine aktuelle Studie von INVERTO gibt Aufschluss.

Von Fachpresse bis zu Kongressvorträgen: Tagtäglich beschäftigen sich führende Experten mit den Herausforderungen und Chancen der Industrie 4.0 und davon abgeleitet mit den Aufgaben für den Einkauf. Im Mittelpunkt steht dabei die Digitalisierung von Prozessen zur Bewältigung von immer komplexer werdenden Wertschöpfungsketten. Doch wie schlägt sich der deutsche Mittelstand hinsichtlich dieser Herausforderungen?

Um den Status quo der Einkaufsfunktion mittelständischer Unternehmen festzustellen, analysierte INVERTO die Einkaufsabteilungen von rund 100 deutschsprachigen Firmen aus Industrie und Handel. Im Fokus standen dabei Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von bis zu 5 Mrd. Euro. Ziel der Analyse war herauszufinden, inwieweit bereits eine professionelle Basis vorhanden ist, auf der eine zukünftige Digitalisierung des Einkaufs aufbauen kann.

Warum spielt der Einkauf so eine wichtige Rolle?

Erfahren Sie mehr darüber was Sie tun können, um die Entwicklung des Einkaufs im digitalen Umfeld voranzutreiben:

1. Optimierung der Einkaufsorganisation

Die Einkaufsorganisation: Übernahme einer Schlüsselrolle im digitalen Wandel

Damit Ihr Einkauf zum Wertschöpfungspartner wird, muss die Funktion des Einkaufs in der Gesamtorganisation strategisch überdacht werden. Der Einkauf verantwortet bedeutsame Kontakte zu Lieferanten, die für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens – auch in Bezug auf Innovationen und Risikomanagement – wichtig sind. Durch die ohnehin starke interne und externe Vernetzung des Einkaufs, sollte dessen Rolle optimal gestaltet werden.

Wir analysieren dazu den Reifegrad Ihrer bestehenden Organisation und prüfen alle vorhandenen Schnittstellen im Detail. Mit der gewonnenen Transparenz optimieren wir anhand von best practise Vergleichen Ihre Einkaufsorganisation und schaffen die Grundlage für effiziente und digitale Prozesse in Ihrem Unternehmen sowie in der Zusammenarbeit mit externen Partnern.

2. Prozessanalyse & -optimierung für digitale Workflows

Der Einstieg in die digitale Welt: Prozessanalyse & -optimierung für digitale Workflows

Schaffen Sie in Ihrem Einkauf die notwendige Basis für effiziente, digitale Prozesse, die sämtliche Abteilungen Ihres Unternehmens einbinden. Im Einkauf 4.0 spielt die Vernetzung und optimale Prozessgestaltung eine entscheidende Rolle. Ihr Einkauf ist Dreh- und Angelpunkt von der Planung und Bedarfssteuerung, der Versorgung einer flexiblen und vernetzten Produktion, bis zum intelligenten Product-Lifecycle Management.

Wir bieten Ihnen dazu eine detaillierte Prozessanalyse und schaffen mit den Ergebnissen die Basis für die strategische Neuausrichtung im Rahmen Ihres Einkauf 4.0-Vorhabens. Im Ergebnis erhalten Sie optimierte und effiziente digitale Workflows, die eine präzisere Vorhersage der Kundennachfrage und intelligente Einbindung von Lieferanten ermöglicht.

3. Schulungen & On-the-job Trainings

Schulungen & On-the-job Trainings vermitteln Schlüsselkompetenzen im Einkauf 4.0

Das Aufgabenspektrum Ihres Einkaufs wird um ein vielfaches komplexer und strategischer – damit wächst auch die mögliche Wertsteigerung den Ihr Einkauf für das Unternehmen leistet. Um Ihre Mitarbeiter auf die neuen Anforderungen vorzubereiten, bieten wir Ihnen passgenaue Einkäuferschulungen und On-the-job Trainings zur Vermittlung von Schlüsselkompetenzen im Einkauf 4.0 und zur Einarbeitung in die neuen digitalen Prozesse.

4. Anbindung innovativer Tools

Schnelle und effiziente Aufbereitung von Einkaufsdaten durch innovative Tools

e-Procurement ist Voraussetzung für die Digitalisierung im Einkauf. Wir optimieren bestehende Systeme oder begleiten den gesamten Prozess einer e-Procurement Einführung. Dazu analysieren wir Ihre Bedarfe und definieren ein Soll-Profil entsprechend der neuen Prozesse. Wir evaluieren passende Dienstleister für eine Ausschreibung und führen für Sie die entsprechenden Verhandlungen, sodass Sie das beste Tool für Ihre Bedarfe erhalten.

Nach Vergabe begleiten wir Sie vollständig bei der inhaltlichen und technischen Implementierung. Darüber hinaus existieren mittlerweile Big-Data-Tools, um Ihren Einkauf auch bei Themen wie der Beschaffungsmarktanalyse, dem Forecast von Preisentwicklungen z.B. auf Rohstoffmärkten, der Prognose der Auswirkungen von Wechselkursschwankungen etc. effektiv zu unterstützen. Wir helfen Ihnen dabei.

5. Supplier Relationship Management und Lieferantenintegration

Fokus auf die Lieferanten: Optimierung des Wertschöpfungsprozesses

Mit der digitalen Anbindung Ihrer Lieferanten schaffen Sie die Basis für eine systematische Lieferantenintegration. Durch eine intensive Kooperation kann der Einkauf Innovationen für Ihr Unternehmen sichern, wodurch maßgebliche Wettbewerbsvorteile entstehen. Als Schnittstelle kann Ihr Einkauf Produktentwicklung und Lieferanten zusammenbringen, wodurch innovative Produktideen gefördert werden.

Wir bauen mit Ihnen ein optimales Supplier Relationship Management auf und machen Sie zum starken und interessanten Partner für Ihre Lieferanten. Eine enge und partnerschaftliche Beziehung ermöglicht Ihnen Exklusivansprüche beim Lieferanten und ist ein wichtiger Aspekt im Einkauf 4.0.

6. Datengestütztes Lieferanten-Risikomanagement

Risikomanagement wird durch zunehmende technische Produktkomplexität sowie steigende Fragmentierung der Lieferketten immer wichtiger. Ein aktives Risikomanagement ermöglicht Ihnen vorausschauend zu planen und frühzeitig auf Veränderungen des Marktes zu reagieren.

Dabei liegen die entscheidenden Werthebel nicht in der Technologie, sondern in der richtigen Interpretation der Daten, die entlang der Wertschöpfungskette entstehen.

Wir konzipieren und implementieren für Sie ein individuelles Supplier Risk Management-System, das regelmäßige Lieferantenbewertungen gewährleistet und über Früherkennungsmechanismen verfügt. So können Sie zukünftig aktive Maßnahmen zur Risikovermeidung in Ihrer Beschaffung durchführen und hohe Ausfallkosten vermeiden. Mit einem datengestützen Lieferanten Risikomanagement sind sie optimal für die Zukunft der Digitalisierung aufgestellt.

1. Vernetzung für ein effizientes Lieferanten- und Risikomanagement

Der digitale Datenaustausch mit Lieferanten bringt Unternehmen zwei signifikante Vorteile: Zum einen ermöglicht er dem Einkauf eine schnelle, präzise Interaktion mit seinen Lieferanten und die Möglichkeit eines optimierten Lieferantenmanagements. Zum anderen können Risiken, in Bezug auf Versorgung, Lieferantenausfälle, Qualität und Preis, deutlich früher identifiziert und effektive Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Die Ergebnisse der Analyse zeigen, dass der Mittelstand längst nicht das volle Potenzial eines ganzheitlichen, dynamischen Lieferantenmanagements nutzt als Voraussetzung für eine digitale Prozessoptimierung. Zwar haben sechs von zehn Einkäufern ihre Lieferanten segmentiert, z. B. via ABC-Clusterung, doch allzu oft wird ein regelmäßiges Update dieser Segmentierung entsprechend des aktuellen Bedarfs und der Lieferantenperformance vernachlässigt. Darüber hinaus erfassen und bewerten nur sechs Prozent der analysierten Unternehmen Lieferantenrisiken wie Bonität, Termin- und Mengentreue oder Beschaffungsobjektqualität digital. Auch Prognosetools oder Frühwarnsysteme, die automatisch auf Soll-Ist-Abweichungen aufmerksam machen, sind in der Praxis eine Seltenheit.

Die wichtigsten denkbaren Risiken hat jedes dritte Unternehmen – zumindest eingeschränkt – bestimmt und dafür alternative Maßnahmenpläne definiert. Hingegen sind konkrete Handlungsempfehlungen für Alternativszenarien, um auf kurzfristige Ausfälle von Lieferanten in der Wertschöpfungskette angemessen reagieren zu können, noch eine Ausnahme.

Insgesamt zeigt die Analyse deutliches Optimierungspotenzial für Mittelständler im Bereich des Lieferanten- und Risikomanagements. Eine stärkere Integration der Lieferanten birgt jenseits der klassischen Preisverhandlung großes Potenzial in Bezug auf prozessuale Synergieeffekte. Dazu gehört eine Erhöhung des Automatisierungsgrades und damit eine Minimierung von Prozessfehlern ebenso wie Transparenz über die Supply Chain, insbesondere in Bezug auf die Warenströme und Logistik.

Unterstützung bei der digitalen Integration liefert der gezielte Einsatz von E-Procurement-Lösungen, um Schnittstellen zwischen alleinstehenden Systemlandschaften zu schaffen, aufkeimende Probleme durch Risikoszenario-Analysen frühzeitig zu identifizieren und konkrete Handlungsempfehlungen, wie z. B. Wechsel zu Alternativlieferanten, aufzeigen zu können.

2. Datentransparenz als Fundament erfolgreicher Digitalisierung

Mit voranschreitender digitaler Vernetzung der Lieferketten entstehen große Datenmengen. Um dieses „Big-Data“ Volumen für bessere und effizientere Entscheidungen nutzen zu können, müssen Einkaufsabteilungen für eine durchgehend hohe Datenqualität sorgen. Grundsätzlich muss sichergestellt werden, dass alle Beschaffungsvorgänge digital erfasst werden, um jederzeit Informationen zu Einkaufsvorgängen abrufen zu können. Nur wenn diese Datentransparenz gegeben ist, kann eine Optimierung und Digitalisierung der Einkaufsfunktion erfolgen.

Doch wie gehen mittelständische Unternehmen mit dieser Aufgabe um? Die durchgeführte Analyse zeigt, dass viele Mittelständler diese Datentransparenz erst noch schaffen müssen. Noch zu selten werden digitale Anwendungen, wie z. B. ein Business Warehouse System, zur Vereinfachung strategischer Einkaufsaktivitäten genutzt, um auf globaler Ebene Transparenz über Bedarfe, Forecast und Rohstoffpreisentwicklungen zu erzeugen. Dabei sind diese Lösungen sehr hilfreich, um Auswirkungen auf Bestellzeitpunkte, Lagerbestände und Produktkalkulationen zu simulieren.

Grundsätzlich sollten einkaufsrelevante Daten regelmäßig gepflegt werden und aktuell sein, um vor allem der Führungsebene volle Transparenz über die Beschaffungsaktivitäten des Unternehmens und über die Performance des Einkaufs zu ermöglichen. Nur mit diesem Wissen kann die Ausrichtung hin zu digitalisierten Prozessen und Diensten vorangetrieben werden. Auch Verbesserungen lassen sich nur anvisieren und messen, wenn umfassende Daten zum Einkaufsvolumen vorliegen, die Ist-Kennzahlen regelmäßig ermittelt und mit den Zielen, in Form von Soll-Kennzahlen, abgeglichen werden. Falls die Verfügbarkeit und Qualität interner Daten nicht oder nur in Teilen gegeben ist, ist der Weg zum vernetzten Einkauf 4.0 mit der Einbindung und Verarbeitung von externen Daten noch weit.

Was kann der Einkauf tun, um strategische Einkäufer fit für die Anforderungen des Einkauf 4.0 zu machen? Wie kann der Mittelstand für mehr Agilität im Einkauf sorgen und somit auf Veränderungen flexibler reagieren?