Négociations dans les achats au plus haut niveau – Théorie des jeux et psychologie

Les bonnes décisions d’achat sont essentielles au succès d’une entreprise, et la négociation est un élément essentiel de toute initiative d’approvisionnement. Avec plus de 20 ans d’expérience dans les achats et avec des découvertes scientifiques issues de la théorie des jeux et de la psychologie, nous portons vos négociations au niveau supérieur.

Lire notre magazine de négociation

La négociation fait partie intégrante des achats quotidiens

L’approvisionnement stratégique de l’entreprise, les négociations des marchés annuels, les décisions de fabrication ou d’achat, la gestion des réclamations des fournisseurs, sont des exemples des défis quotidiens des services d’approvisionnement. Les acheteurs négocient également en interne avec les parties prenantes techniques, qualité et marketing pour répondre à leurs besoins et à leurs exigences, en veillant à ce que les projets d’approvisionnement aboutissent à un résultat positif.

Negotiation Excellence (NEX) est une équipe d’experts en négociation INVERTO qui apportent des connaissances en théorie des jeux et en psychologie lors des négociations. Cette expertise garantit le choix de la bonne approche des négociations et la stratégie sur mesure pour mener les négociations. De cette façon, nous travaillons avec vous pour tirer pleinement parti de l’effet de levier, répondre aux besoins de l’entreprise, assurer la collaboration avec les parties prenantes et relever les défis de manière proactive.

C’est ainsi que nous accompagnons tous les aspects de la négociation

Il est essentiel de choisir la bonne approche de la négociation, qu’il s’agisse de négociations conventionnelles avec les fournisseurs, d’enchères ou de négociations axées sur les processus qui combinent le meilleur des deux. Nous élaborons une stratégie de négociation sur mesure, l’élaborons avec vous et négocions ensemble. De plus, nous avons une vue d’ensemble en classant les fournisseurs et en utilisant le calendrier de négociation de manière stratégique.

Negotiation approach

Conventional negotiations

Negotiations are run in a conventional way whenever we or our clients are involved in one-on-one discussions with suppliers. These discussions might follow a predefined agenda, but otherwise do not comply with any strict process. Human psychology becomes particularly important, and decision trees help run negotiations in a proactive and not reactive manner.

Process driven negotiations

Negotiations that are driven by a process follow a predefined set of rules and are based on game theory insights. Depending on the business needs, these negotiations might include auctions, exclusive discussions with incumbents or strategic partners, incentivized supplier requotes against strategically chosen target lines, and many more.

Various auctions

Auctions take many shapes and forms. They might be dynamic with several bidding rounds like English or Dutch auctions or static like one-time second-price sealed bid auctions. Depending on the strategic importance of the business, supplier landscape, and our client preferences, we can conduct auctions in person, via email, or using an online platform.

Processus de négociation

Two people on the streets of London talking about business

Stratégie de négociation sur mesure

Il n’y a pas deux situations commerciales identiques, les besoins et les exigences diffèrent en fonction de l’industrie, du client, du marché, du produit, etc. C’est pourquoi nous adaptons toujours nos stratégies de négociation et nos processus à la situation commerciale respective de nos clients.

Stratégie Wargaming

Le wargaming d’une stratégie de négociation, c’est se mettre à la place des négociateurs et mener des jeux de rôle. Remettre en question la stratégie envisagée de cette manière est non seulement un bon exercice de pré-négociation, mais aussi l’un des moyens les plus efficaces d’évaluer ses forces et ses faiblesses.

Soutien actif à la négociation

Les négociations proprement dites sont l’aboutissement de l’ensemble du processus de négociation, c’est pourquoi nous accompagnons régulièrement nos clients dans ce domaine également. Selon vos souhaits, il peut s’agir d’un simple soutien de fond, ou nous négocions au nom de nos clients ou ensemble.

Calendrier des négociations

Two people in the office creating a negotiation gameplan

Classification des fournisseurs

Pour certains fournisseurs ou catégories de fournisseurs, des stratégies de négociation individuelles doivent être appliquées afin que les fournisseurs puissent obtenir les meilleurs résultats possibles. La classification peut concerner les fournisseurs établis ou nouveaux, mais aussi d’autres aspects tels que le comportement passé lors des augmentations de prix, la gestion des créances, etc.

Le moment des négociations

Le timing est un facteur décisif dans l’issue des négociations. Lorsque les contrats existants des fournisseurs expirent ou que la situation actuelle du marché est incertaine, les fournisseurs se retrouvent dans une position de négociation plus faible. Dans ce cas de figure, il est possible que beaucoup de contrats soient annulés. C’est peut-être le bon moment pour entamer des négociations. Une autre situation favorable est celle où de nouvelles affaires importantes sont en attente et où de nouveaux volumes sont donc mis en balance.

Négociation

Il peut être tentant de se concentrer sur un seul accord ou un seul sujet lors de la négociation, mais cela entraîne souvent une perte de pouvoir de négociation. Le regroupement des transactions en cours rend l’offre globale plus attrayante et augmente le pouvoir de négociation d’une entreprise. De nouveaux magasins s’y prêtent afin d’obtenir de meilleures conditions pour les commerces existants.

Les négociations réussies en matière d'achat suivent les principes suivants

Principes de négociation

➔ A la fois en concurrence et en coopération : Tu peux obtenir ce que tu veux, en donnant aux autres ce qu’ils veulent

➔ N’oublie pas que le business est composé de personnes: on peut être dur envers une entreprise, on ne devrait jamais l’être envers des personnes

➔ Choisissez

l’empathie: vous ne devez pas seulement choisir entre sévérité ou compassion

➔ Être proactif plutôt que réactif: vous devriez toujours être prêt à faire face à toute éventualité

➔ Ne jamais mentir: Vous ne devez pas tout dire, mais vous ne devriez jamais mentir

La théorie des jeux et la psychologie comme éléments clés dans les négociations

The strategy game of chess as a metaphor for negotiations

Pourquoi la théorie des jeux joue-t-elle un rôle important dans les négociations?

La théorie des jeux traite des interactions stratégiques, dont la négociation est un excellent exemple. Elle fournit une méthode structurée pour anticiper les réactions des fournisseurs et faire des offres qui permettront d'obtenir les résultats les plus favorables. La théorie des jeux peut être utilisée pour ajuster la stratégie de négociation et changer la donne afin d'obtenir le meilleur résultat possible. De plus, elle constitue le noyau des négociations axées sur les processus,

qui peuvent constituer une approche efficace de la négociation dans un environnement concurrentiel. Même lorsqu'il y a beaucoup de concurrence dans un secteur, ces forces ne fonctionnent pas toujours : les clients qui ont besoin de solutions sur mesure ou qui sont dans des relations complexes avec les fournisseurs ne bénéficient pas automatiquement de situations concurrentielles. C'est exactement là que l'approche de négociation que nous proposons peut vous aider.

Two procurement experts from INVERTO in a conversational situation

Comment la psychologie affecte-t-elle les négociations?

Le facteur humain fait partie intégrante des négociations. La psychologie fournit une base pour comprendre pourquoi les gens influencent et sont influencés par les autres, et pourquoi les tactiques de négociation sont efficaces. Cela peut également aider à appliquer et à repousser avec succès les tactiques pour obtenir le résultat souhaité. La psychologie est également indispensable dans les négociations conventionnelles, lorsqu'il n'y a pas de processus qui fournit une structure et du

soutien. Ainsi, les compétences des parties impliquées sont essentielles. C'est souvent le cas dans les environnements de monopole lorsqu'il s'agit de négocier avec des marques ou des géants de la technologie. Dans ces cas, l'intelligence émotionnelle et les connaissances psychologiques de nos experts peuvent être utiles.

PROCUREMENT: LET’S GET REAL!

Entretien avec notre experte Daria Khromenkova sur le thème des négociations dans le domaine des marchés publics

What is game theory?

Game theory is an analysis of strategic interactions – of how one party’s decisions affect the outcome for another party and vice versa. Negotiations are the best examples of strategic interactions. Offers and counteroffers, final acceptances and rejections represent decisions made by different parties, which clearly affect the outcome of the negotiation. Game theory provides a structured and systematic way to analyze such interactions.

Firstly, you should always look for best responses. There are many ways in which the other party could respond to an offer. You should always look for the response that would be the best for the other party rather than for yourself. This is not the time for wishful thinking.

Secondly, you should always think from the end. Before making an offer, it is important to think about all potential proposals you could make and how the other party would respond to each of them. That is, you should consider what the other party’s best response to each of the proposals would be. By thinking from the end, you can anticipate what is the likely outcome of making an offer would be, and thus make the offer which would lead to the best possible outcome in given circumstances.

And thirdly, you should always think about ways to change the game in your favor. If the best possible outcome is not good enough, the only other option left is to change the current circumstances or to change the game. This can be done by postponing negotiations, involving other stakeholders, choosing a different negotiation approach, and so on.

How can game theory take negotiations to the next level?

Mechanism design is one of the fields of game theory that focuses on developing processes or incentives for the parties involved to achieve the desired objectives. When it comes to negotiations and procurement, the objective is to incentivize suppliers to provide their best offers. At INVERTO, we refer to such negotiations as process driven negotiations. What makes these negotiations the next level is the combination of the advantages the more common mechanisms such as auctions bring and of the room for maneuver to accommodate business needs and stakeholder requirements.

The advantages auctions have over conventional negotiations are transparency of and commitment to the negotiation process. Process driven negotiations are characterized by a predefined number of phases with clear rules for how each of these phases would unfold and how suppliers could win the business. This transparency ensures that suppliers know what they need to do if they want to win the business and commitment to the rules and to the outcome ensures that suppliers must do their best within the predefined process as there is no other way for them to win the business.

Depending on the business needs and stakeholder requirements, the negotiation process could indeed be run as auctions, be it English, Dutch, or any other type. They could also be windows of opportunity for exclusive discussions with incumbents or strategic partner. They could be times for incentivized requotes, for example, against strategically chosen target lines, and many more. The exact structure of the negotiation phases as well as their order is driven by the game theory insights to ensure that suppliers not only have to, but also want to do their best here and now.

Which of the most common problems do process driven negotiations solve?

As a procurement consultancy, we mostly support our clients’ procurement teams in negotiating with their suppliers’ sales teams. This includes sourcing new business, re-negotiating business with existing suppliers, conducting annual price negotiations, and many more.

One of the most common problems that we unfortunately see is the unbalanced levels of negotiation skills between the negotiating teams. Quite often sales departments undergo longer and more intensive negotiation training than procurement teams do, and thus they tend to be better prepared for negotiations and be more effective at running them as well.

One of the ways to solve the problem is, of course, to intensify negotiation training for procurement professionals, and another is to go for process driven negotiations in which the negotiation outcome is driven by game theory and not the negotiation skills of the involved parties.

Running negotiations according to a predefined process allows you to obstruct from or at least minimize reliance on negotiation skills, influence tactics, and people’s psyche that suppliers sales team often use to their advantage. Game theory is the cherry on top as its application to the process setup means that suppliers not only have to do their best here and now, but also that it is the right process to ensure that suppliers do the very best they can do.

What role can game theory play in exclusive negotiations?

When it comes to exclusive negotiations with an incumbent or a potential strategic partner, suboptimal use of available competition is quite common.

One of the telling examples comes around when a client engages in discussions with the current incumbent about new business opportunities before actively engaging the competition available on the market. What incentives does the incumbent have here? The best response for them is to drag out the discussions as long as possible and then offer the price low enough to prevent the client from going through the hustle and bustle of a tender in the already time constrained environment. Unfortunately, the offered price is often not low at all.

What game theory teaches us is to engage available competition early on on as well as to communicate the negotiation process rules to all eligible suppliers, including the incumbent and competitors, before any exclusive discussions with the incumbent begin. What incentives does the incumbent have now? Well, if they want to avoid the now credible gamble of open competition with the market over the new business, they must make an attractive and timely offer to the client.

Bonus/Malus or how to ensure a holistic comparison of suppliers during negotiations?

Most of the time, it is not only prices quoted by suppliers, but also suppliers’ technical capabilities, product quality, sustainability measures, geographical locations, and so on that play a role for the client. That is why, it is a holistic comparison of suppliers that matters in the end.

At INVERTO, we use Bonus/Malus to evaluate and monetarize differences across suppliers and thus ensure the holistic comparison. Bonus is an artificial improvement of supplier’s business case based on their quoted prices. In procurement, improvement means reduction as it makes the supplier’s offer cheaper and thus more attractive. Malus is an artificial worsening or increase of the supplier’s quoted business case. For example, a supplier with a higher quality product than their competitors could receive Bonus, while a supplier with shorter payment terms than the expectation could receive Malus.

The key advantage of the Bonus/Malus evaluation of suppliers’ differences over scoring systems often used by our clients is monetarization of these differences. The advantage is twofold. For one, monetarization allows for as objective evaluation as possible, and for another, it allows for an immediate comparison of suppliers’ holistic business cases whenever their prices change, which is particularly important in dynamic negotiation environments.

In process driven negotiations, Bonus/Malus also plays another crucial role. It enables negotiations according to a predefined game theory driven process. As all suppliers’ differences relevant for stakeholders are accounted for before any negotiation begins, how the winner of the business is determined complies with stakeholders’ preferences. Therefore, the negotiation outcome does not require any further approval by stakeholders.

Rencontrez nos experts en négociation

Denis Di Vito

Managing Director

contact@inverto.com Contact

Dr. Daria Khromenkova

Senior Project Manager

daria.khromenkova@inverto.com Contact