Der Einkauf sollte die Chance nutzen, die Auswahl sowie das funktionsübergreifende Management von Dienstleistern aktiv zu gestalten sowie gezielte Verbesserungen und Innovationen mit ausgewählten Servicepartnern voranzutreiben. Konkret ist der Einkauf in diesem Szenario verantwortlich für die professionelle und zielgerichtete Planung und Durchführung der Ausschreibungsprozesse, wofür er aber auf die inhaltliche Zusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung angewiesen ist. Im weiteren Prozess nimmt der Einkauf mit seinem kaufmännischen Knowhow die Rolle eines Moderators oder einer Moderatorin ein, die fachliche Gestaltung der Zusammenarbeit muss die Fachabteilung leisten.
Über einen strukturierten Ausschreibungsprozess kann der Einkauf kurzfristig für einen Anbieterwettbewerb und ein günstiges Preisniveau sorgen. Der Einkauf sollte die Suche nach dem günstigsten Preis aber nicht dem Markt überlassen. Um eine langfristige Preisoptimierung zu erlangen und Skalenvorteile innerhalb der Dienstleistungssegmente zu realisieren, müssen die Bedarfe detailliert analysiert und langfristig gebündelt werden.
Zudem muss der Einkauf sicherstellen, dass der künftige Partner die gewünschte Leistung langfristig und auf hohem Niveau erbringen kann. Hierfür müssen im Rahmen der Verhandlungen realistische Kosten angesetzt werden.
Sagt ein Dienstleister aus Angst davor, den Auftrag zu verlieren, ein unrentables Preisniveau, unrealistische Fristen oder ein Auftragsvolumen oberhalb der eigenen Kapazitätsgrenze zu, schlagen die Folgen der Verhandlung zeitlich verzögert umso negativer zu Buche. Möglicherweise findet der Dienstleister Argumente, warum der Kunde selbst für Verzögerungen und Mehrkosten verantwortlich ist, und stellt Nachforderungen, oder die Leistung erfüllt den Bedarf nicht.