Optimale Ergebnisse durch e-Auktion

Auktionen bieten allen Beteiligten maximale Transparenz und den Lieferanten Handlungsspielräume. Einkäufer nutzen sie gern, um Wettbewerb zu schaffen oder potenzielle neue Lieferanten anzusprechen. INVERTO hat in einer Reihe von Projekten festgestellt, dass sich durch die Einbindung von spieltheoretischen Elementen noch bessere Ergebnisse erzielen lassen. Allerdings ist es wichtig, bereits im Vorfeld alle beteiligten Fachabteilungen an Bord zu holen und die Lieferanten gut zu qualifizieren. Denn: Das Resultat einer Auktion ist bindend.

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Was muss bei einer e-Auktion beachtet werden?

Anders als in Verhandlungen sind in Auktionen keine Hinterzimmer-Deals oder Nebenabsprachen möglich – es geht immer nur um das konkret zur Auktion stehende Produkt. Speziell für e-Auktionen gilt, dass das soziale Momentum ausgeschaltet ist: Sympathie, Vertrautheit oder Kommunikationsfähigkeit spielen keine Rolle, stattdessen geht es um Zahlen, Daten, Fakten.

Damit auf diesem Weg das optimale Ergebnis erzielt wird, sind zwei Dinge wichtig: Eine gute Vorauswahl der Lieferanten garantiert, dass nur diejenigen Anbieter zur Auktion eingeladen werden, die die geforderten Mengen, Preise und Qualitäten auch liefern können. Ein strategisch durchdachtes und mit den Fachabteilungen vereinbartes Auktionsdesign gewährleistet die Realisierung der Beschaffungsziele. Elemente aus der Spieltheorie können innerhalb dieses Designs maßgebliche Impulse setzen.

Was bedeutet „Spieltheorie“ in diesem Zusammenhang?

Spieltheorie wird dabei als theoretisches Modell verstanden: In einer konkreten Situation („Spiel“) agieren die Beteiligten („Spieler“), indem sie versuchen, das Verhalten der anderen Beteiligten zu antizipieren. Je nachdem, wie der Rahmen der Situation gestaltet ist, wenden die Beteiligten unterschiedliche Strategien an, um das Spiel für sich zu entscheiden. Bezogen auf eine Auktion bedeutet dies, dass der Veranstalter die Auktion mit dem Ziel gestaltet, das beste Ergebnis zu erreichen. Die beteiligten Lieferanten wiederum verfolgen das Ziel, den Auftrag möglichst margenträchtig zu gewinnen.

Die Auktion nach den Beschaffungszielen gestalten

Moderne Plattformen für e-auctions bieten die Konfigurationsmöglichkeiten, um sowohl Beschaffungsziele umzusetzen als auch spieltheoretische Elemente einzubinden. Grundlage ist eine aus den Beschaffungszielen abgeleitete, gut durchdachte Auktionsstrategie.

Häufig ist nicht allein der Preis ausschlaggebend für die Auswahl eines Angebots, sondern vielmehr eine Kombination von Preis, Qualität und weiteren Variablen wie beispielsweise Liefertreue. Auch andere nicht-monetäre Ziele – etwa die Transparenz der gesamten Lieferkette oder die Einhaltung gewünschter, über den rechtlichen Rahmen hinausgehender Umweltstandards – können in das Auktionsdesign eingebunden werden.

Dazu arbeiten Einkäufer mit einem Bonus-/Malus-System: So erhält der Anbieter, der zum Beispiel die beste Qualität bietet oder CO2-neutral produziert, einen Bonus, der von seinem Angebotspreis abgezogen wird. Ein Lieferant, dessen Qualität in der Vergangenheit schwankte, bekommt einen Malus als Preisaufschlag. Dadurch werden nicht-monetäre Ziele quantifiziert und die Angebotspreise sind objektiv vergleichbar.

Spieltheorie im Einsatz

Eine Auktion kann offen oder geschlossen gestaltet werden: Bei einer offenen Auktion sehen die Anbieter, wer ihre Konkurrenten sind und welche Preise sie bieten. In der geschlossenen Variante sehen die beteiligten Lieferanten zwar den aktuell besten Preis und können dadurch entscheiden, ob sie unterbieten wollen, erfahren aber nicht, wer dieses Angebot macht. Findet die Auktion in einem Markt statt, wo wenige große Player um Aufträge konkurrieren, kann Offenheit die Lieferanten noch einmal zusätzlich herausfordern und dem Einkäufer ein besseres Angebot schaffen.

Weiteres Potenzial kann die Chance auf einen „Last Call“ freisetzen. Hier wird vor Beginn einer Auktion angeboten, dass der Lieferant, der ein bestimmtes Kriterium – etwa den besten Startpreis vor der Auktion – erfüllt, nach Abschluss der Auktion den ermittelten Preis noch einmal unterbieten kann.

Diese beiden Varianten werden bei Auktionen regelmäßig angewendet und sind eher einfache Beispiele für die Einbindung von Spieltheorie. Die Absicht hinter dem Einsatz spieltheoretischer Elemente in Auktionen ist, die Erfüllung der Ziele stärker zu forcieren und die Teilnehmer in die gewünschte Richtung zu lenken. Daher sind die Varianten, die angewendet werden, immer sehr individuell auf die jeweilige Auktion zugeschnitten. Das kann dazu führen, dass ein Unternehmen, das zwei Produkte per Auktion beschafft, zwei Auktionen mit völlig unterschiedlichen Rahmenbedingungen gestaltet.

INVERTO hat festgestellt, dass bei Auktionen mit spieltheoretischen Elementen Ergebnisverbesserungen von 8-15% möglich sind. Beschaffen lassen sich auf diesem Weg nicht nur Rohstoffe oder Vorprodukte, sondern auch indirekte Bedarfe wie zum Beispiel Verpackungen.

Vertrauen bei Fachabteilungen und Lieferanten schaffen

Transparenz, Verbindlichkeit und Ergebnisoffenheit sind die Aspekte, nach denen jede Auktion funktioniert – unabhängig davon, wie sie gestaltet ist. Die Regeln müssen für alle Teilnehmer klar sein, und es darf für niemanden Ausnahmen geben. Das Ergebnis der Auktion ist in jedem Fall bindend – daher muss vorher mit den Fachabteilungen geklärt werden, wer an der Auktion teilnimmt. Gewinnt ein Außenseiter oder Neuling, so kann nicht im Nachhinein das Ergebnis annulliert und schließlich doch der Bestandslieferant beauftragt werden.

Um in solchen Fällen unternehmensinternen Auseinandersetzungen vorzubeugen, sollten Einkäufer die Lieferanten gründlich vorqualifizieren und die Liste derer, die zur Auktion eingeladen werden, ebenso wie die Beschaffungsziele mit den jeweiligen Fachabteilungen schriftlich fixieren. In manchen Fällen erhalten die eingeladenen Anbieter dieses Dokument vorab, um Vertrauen zu schaffen, dass die Auktion nach festen Spielregeln abläuft.

Ob Lieferanten das Konzept Auktion als Risiko oder Chance empfinden, hängt von ihrer bisherigen Rolle ab: Neue Anbieter und solche, die bisher keinen Auftrag ergattern konnten, werden sie als Chance empfinden. Bestandslieferanten könnten ihre bis dahin sicher geglaubte Position gefährdet sehen. Um hier Frust und Vertrauensverlust zu vermeiden, ist Transparenz besonders wichtig.

Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das geeignete digitale Tool für Auktionen und weitere Handlungsfelder im Einkauf finden.