37% aller Unternehmen haben laut einer Umfrage des Digitalverbandes Bitkom große Probleme bei der Bewältigung der Digitalisierung. Auch im Einkauf sehen sich Entscheider mit zahllosen Fragen konfrontiert.
Magazin 02: Schritt für Schritt zum digitalen Einkauf
Dass die Digitalisierung im Einkauf ein langfristiger Prozess ist, der nicht mit einem einzigen Sprung erledigt werden kann, haben die meisten Unternehmen verstanden. Diese Erkenntnis wirft jedoch die Frage auf, wo man anfängt und welche Digitalisierungsmaßnahmen im Einkauf für die eigenen Strukturen am besten geeignet ist. Denn eine „One-Size-fits-all“-Lösung gibt es für die Digitalisierung des Einkaufs nicht. Überdies dürfen Firmen keine Insellösungen schaffen.
Ein voll digitalisiertes Unternehmen funktioniert nur, wenn alle Prozesse ineinandergreifen und die in den verschiedenen Bereichen eingesetzte Software sich verzahnen lässt.
Es gilt daher, die eigenen Prozesse zu hinterfragen, den aktuellen Reifegrad zu erkennen und die strategischen Ziele des Einkaufs zu berücksichtigen, um die nächsten Schritte, hin zur Digitalisierung des Einkaufs, zu definieren und die dafür geeigneten Lösungen auszuwählen.
Wie geht es mit der Digitalisierung im Einkauf weiter?
Der digitale Reifegrad des Einkaufs lässt sich durch die Bewertung sechs verschiedener Dimensionen bestimmen. Ein Abgleich mit der Peer Group (in Größe und Tätigkeit vergleichbare Unternehmen) sowie mit den strategischen Zielen im Einkauf zeigt, wie weit die Einkaufsabteilung entwickelt ist und wo die größten Lücken bestehen. Auf Basis von weitergehenden Analysen und Benchmarks lässt sich zusätzlich der Wertbeitrag einzelner Kategorien zu den strategischen Zielen im Einkauf bestimmen.
Zur tiefergehenden Analyse der digitalen Reife der Einkaufsfunktion wird eine Erhebung, an der nicht nur Entscheider, sondern auch repräsentative Mitarbeiter teilnehmen, durchgeführt. Das Management wird darüber hinaus nach Zielen im Bereich Digitalisierung befragt.
Auf Basis der Ergebnisse werden anschließend die Handlungsfelder definiert, in denen eine Digitalisierung des Einkaufs sinnvoll ist. Dies erfolgt in Workshops, in denen eine Bewertung des Aufwands und der Effekte erfolgt und eine Roadmap zur Implementierung entwickelt wird.
Die richtigen Tools identifizieren mit dem Digital Solution Navigator
Unternehmen sollten zunächst die Digitalisierungsprojekte umsetzen, die schnelle Erfolge bringen. Um die dafür passenden Tools zu finden, kommt der Digital Solution Navigator zum Einsatz. Er bietet einen Überblick über Softwarelösungen und ihre Funktionen in insgesamt 14 Handlungsfeldern. Damit hilft er Unternehmen, sich im Dschungel des breiten Angebots zurechtzufinden. Durch ein kontinuierliches Screening von Anbietern am Markt und regelmäßigen Austausch mit diesen wird sichergestellt, dass der Digital Solution Navigator immer auf dem aktuellen Stand ist.
Die 14 Handlungsfelder des Einkaufs:
In allen Bereichen stehen digitale Tools zur Verfügung
Analytics & Collaboration
1. Advanced Analytics
Ausgabentransparenz und Bedarfsplanung auf Basis von Big Data Analytics
2. Category-specific Supply Know-how
Kategoriespezifische und automatisierte Generierung und Analyse von Marktinformationen zur Optimierung des Warengruppen-Managements
3. Sourcing Collaboration Platforms
Wissensplattformen zur Erleichterung der Zusammenarbeit in Teams
4. Cost & Value Analytics
Should Costing und Benchmark-Analysen mit Hilfe von Big Data
Analytics & Collaboration
5. eSourcing Accelerators
Lösungen zur Automatisierung und Erweiterung von kommerziellen Interaktionen im Einkauf (eRfP, e-auctions)
6. Supply Network Platforms
Netzwerke zur Erleichterung und Steuerung von Beschaffungsvorgängen zwischen qualifizierten Business Partnern
7. Tail Spend/ C-Parts Management
Elektronisch gestützter Einkauf via Katalog durch die Bedarfsträger selbst
Performance & Integration
8. Procurement Performance
Automatisierte Bewertung der Beschaffungsleistung auf Basis von KPIs
9. Supplier Performance
Automatisierte Bewertung der Lieferantenleistung auf Basis von KPIs
10. Real Time Risk Management
Echtzeitbeobachtung von Risiken in Verbindung mit einem Frühwarnsystem
11. Innovation/ Idea Platforms
Plattformen für Austausch mit Lieferanten und Ideen- / Innovations-Management
Procure to Pay
12. Process Automation (RPA)
Automatische Auslösung und Ausführung von Routineaufgaben (KI-unterstützt)
13. P2P Integration & Process Performance
Tools, die den Procure-to-Pay-Prozess erleichtern und beschleunigen
14. Contract / Compliance Management
Automatisiertes Vertragsmanagement mit Analyse-, Tracking- und Alarmsystem
Effizienter Einkauf & Erhöhter Wertbeitrag
Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche bietet die Digitalisierung hervorragende Möglichkeiten, den Einkauf effizient zu gestalten und den Wertbeitrag zu erhöhen. Lesen Sie den vollständigen Artikel zur Digitalisierung im Einkauf in unserer aktuellen Magazinausgabe und erhalten Sie folgende Informationen zum Digital Solution Navigator:
- Wie man mit Advanced Analytics den strategischen Einkauf verbessert und neue Potenziale erschließt
- Erfahren Sie, wie e-Sourcing Accelerators die Effizienz und Schlagkraft des Source-to-Contract-Prozesses steigern können
- Lesen Sie, wie die Robotic Process Automation (RPA) die Prozesszeiten massiv reduzieren kann
Über den Autor:
Philipp Mall ist Managing Director und Leiter des Competence Centers Procurement Management. Er ist Experte für die Themen Einkaufsorganisation und -controlling, Risikomanagement und Digitalisierung. Gemeinsam mit seinem Competence Center Team hat Mall den INVERTO Digital Solution Navigator entwickelt.
