Optimierung des Einkaufs für künftiges Wachstum

Zielsetzung: Schaffung einer soliden Grundlage für die IT-Beschaffung

Der indirekte Einkauf ist seit langem eine wichtige Funktion in der Organisation unseres Kunden und die Abteilung war gut etabliert. Das IT-Einkaufsteam hatte den klar definierten Auftrag, den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Auftragsvergabe in enger Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung zu steuern. Das Wachstum der IT-Abteilung und ihre zunehmende Bedeutung, die sich in einem erheblichen Anstieg der Nachfrage und der Ausgaben niederschlug, machten es jedoch erforderlich, dass unser Kunde seine Strukturen völlig neu überdachte. Im Rahmen dieser Neubewertung konzentrierten wir uns auf die Ressourcenkapazität, die Schlüsselrollen, die Vermittler und die Fähigkeiten, die erforderlich sind, um die Einkaufshebel in Zukunft voll auszuschöpfen.

Im Laufe des Projekts veränderte sich die wirtschaftliche Landschaft dramatisch. Geopolitische Krisen führten zu einem unvorhergesehenen Kostendruck, der sofortige Aufmerksamkeit erforderte. Um dies zu bewältigen, analysierten wir die Situation gemeinsam mit dem Kunden in einem Kostenoptimierungsprojekt. Dies führte zu umfangreichen Ausschreibungs- und Bedarfsanpassungsmaßnahmen.

Methoden: Entwicklung von einem transaktionalen zu einem wertorientierten Einkauf

Im Rahmen des Projekts unterstützten wir die Reederei bei der Entwicklung des IT-Einkaufs von einer transaktionsgetriebenen Einheit zu einer strategischeren IT-Beschaffungseinheit innerhalb des Unternehmens.

Procurement Excellence – Building a Future-Ready IT Procurement Organization

• „Fix the basics“ – Um die IT-Einkaufsorganisation zu optimieren, realisierten wir mehrere strategische Initiativen. Zunächst haben wir das Team anhand einer detaillierten Geschäftsfallanalyse auf die richtige Größe gebracht. Mit unserem Target Operating Model-Ansatz stellten wir sicher, dass wir über die optimale Anzahl von Ressourcen verfügen. Im nächsten Schritt definierten wir ein künftiges Dienstleistungsportfolio für die Abteilung, das mit den Unternehmenszielen und den Marktanforderungen in Einklang steht. Um alle Aktivitäten zu steuern, haben wir außerdem eine umfassende IT-Einkaufsrichtlinie ausgearbeitet. Durch die Aktualisierung von Qualifikationsprofilen, die Entwicklung von Zielprozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten und die Erstellung eines soliden Einarbeitungsplans haben wir sichergestellt, dass neue und bestehende Teammitglieder für künftige Herausforderungen gut gerüstet sind. Darüber hinaus haben wir KPIs eingeführt, um den Wert und die Effektivität von Prozessen genau zu messen, und einen Rahmen für das Leistungsmanagement geschaffen, um kontinuierliche Verbesserungen zu überwachen und voranzutreiben.
• „Build Excellence“ – Um die definierten neuen Prozesse nachhaltig in der Organisation zu verankern, führten wir Workshops zur IT-Category Management Strategie durch, um eine Strategie für IT-Dienstleistungen zu definieren, die dem Team eine klare Richtung und einen klaren Fokus gab. Um die Ausgabentransparenz zu verbessern, definierten wir das Category Management neu und bereinigten die wichtigsten Verträge in der Datenbank. Eine Rekapitulationssitzung zu den Prozessen trug zur Verfeinerung der operativen Verfahren unseres Kunden bei. Außerdem entwickelten wir ein IT-Einkaufstraining und luden die Einkäufer:innen zu Workshops ein, die sich auf die Einführung von Category Leads, die Teambildung, die Festlegung von Arbeitsstandards und die Erforschung von Arbeitsweisen der nächsten Generation konzentrierten.

Maßgeschneiderte, groß angelegte globale RPFs und exklusive, strategische Lieferantenverhandlungen übertrafen das ursprünglich gesetzte Ziel um das Dreifache und erreichten Einsparungen in zweistelliger Millionenhöhe.

In der aktuellen Wirtschaftslage stand unser Kunde unter enormem Kostendruck und benötigte effektive Strategien zur Kostenoptimierung, insbesondere durch Ausschreibungen und Verhandlungen, die bei der IT-Beschaffung äußerst komplex sein können. Im Rahmen einer umfassenden Co-Sourcing-Initiative haben wir die Ausschreibungspakete auf die individuellen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten, um die tatsächlichen Ausgaben für Kostenblöcke wie Hardware, Dienstleistungen sowie Infrastruktur & Telekommunikation zu minimieren.

Im Bereich der Hardware haben wir eine globale Ausschreibung für >20.000 Geräte durchgeführt. In der ersten Phase haben wir Standardanforderungen wie Bedarf und Art der Geräte definiert. Darüber hinaus haben wir die Spezifikationen auf Geräteebene detailliert und Nachhaltigkeits- und Leistungskriterien eingebettet. Auf der Grundlage der ersten Angebote und Gespräche mit den Anbietern haben wir die Spezifikationen verfeinert, eine erste Vorauswahl getroffen und erste Verhandlungsrunden geplant. Im Rahmen des anschließenden Verhandlungs- und Vertragsprozesses konnten wir sicherstellen, dass die neuen Konditionen optimal auf die Anforderungen unseres Kunden abgestimmt und auch für die Zukunft skalierbar waren.

Im Bereich Infrastruktur & Telekommunikation haben wir einen Exklusivvertrag für einen globalen SD WAN-Vertrag ausgehandelt. Wir haben SD-WAN-Design-Workshops mit der IT-Abteilung unterstützt und die Infrastrukturanforderungen der Zukunft gemeinsam mit unserem Kunden richtig dimensioniert. Auf der Grundlage dieses SD WAN-Designs haben wir einen neuen Rahmenvertrag mit Service-Levels, SLAs und neuen Preisschemata neu ausgehandelt. Unsere abschließend ausgehandelten Preise wurden von Gartner einem Benchmarking unterzogen, und unser Kunde war zufrieden, weil er für die jeweilige Servicequalität im oberen Quartil der Preiskorridore lag. Dies hatte zu enormen zweistelligen Einsparungen geführt.

Über das gesamte Projekt hinweg haben unsere Kostenoptimierunen das ursprüngliche Ziel um das Dreifache übertroffen, was zu Einsparungen von über elf Millionen Euro führte. Durch sorgfältige Planung, strategische Verhandlungen und funktionsübergreifende Zusammenarbeit haben wir erhebliche Kostensenkungen mit zweckmäßigen Spezifikationen erreicht, was die Effektivität unserer Arbeit und das Potenzial für weitere Erfolge bei der Kostenoptimierung im IT-Sourcing unter Beweis stellt.

Die Reise geht weiter

Zu den nächsten Schritten bei der Optimierung der IT-Beschaffung unseres Kunden ein IT-Infrastrukturprojekt, wobei der Schwerpunkt auf Cloud & Services liegt. Ziel dieser Initiative ist es, die bestehende Mainframe-Umgebung in die Cloud zu migrieren, um die Skalierbarkeit und Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Durch die Umstellung auf Cloud-basierte Lösungen erwarten wir ein verbessertes Ressourcenmanagement und eine größere Flexibilität, um die sich entwickelnden Bedürfnisse unseres Kunden zu erfüllen. Dieser strategische Schritt wird nicht nur die Betriebsabläufe rationalisieren, sondern auch die langfristigen Ziele von Innovation und nachhaltigem Wachstum im Bereich der IT-Dienstleistungen erfüllen.

Ergebnisse: IT-Beschaffungsprogramm übertraf die Erwartungen

• Das IT Co-Sourcing-Programm hat die Erwartungen übertroffen – wir erzielten über 11 Mio. € Einsparungen . Dies gelang durchSchaffung einer soliden IT-Einkaufsstrategie und eines Teams
• Neubewertung der Strukturen und Optimierung der IT-Einkaufsorganisation
• Definition des Dienstleistungsportfolios und der Prozesse
• Einführung von Category Management & Optimierung von Spezifikationen
• Einführung von KPIs und eines Performance Management Frameworks
• Implementierung von Training & Enablement der Mitarbeiter:innen

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