Optimierung der Bedarfsstrukturen
Da Unternehmen ist eine europäische Kaufhaus-Handelskette, die über 30 Filialen betreibt. Das traditionsreiche Familienunternehmen bestimmt durch seine große Markenvielfalt den europäischen Markt im Premiumsegment entscheidend mit.
Zukunftsfähige Einkaufsprozesse für indirekte Bedarfe
Mit dem Ziel, das Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen und Belastungen durch die aktuelle Covid-Lage abzufedern, startete die Handelskette mit uns ein Einkaufsoptimierungsprojekt für Sachkosten. Ein Zentraleinkauf für Sachkosten war nicht vorhanden und die entsprechenden Bedarfe wurden direkt durch die jeweiligen Abteilungen beschafft.
Zum ersten Mal in der Firmengeschichte sollten nun alle indirekten Bedarfe, Prozesse in den Abteilungen und Kreditoren analysiert und optimiert werden. In allen Bereichen sollten nachhaltige Einsparungen generiert und Best Practices aus einzelnen Abteilungen im gesamten Unternehmen implementiert werden.
Holistischer Beratungsansatz aus Demand Management und Co-Sourcing
Die wichtigste Frage, die zu Beginn des Projektes geklärt werden musste, war „Wer kauft was bei welchem Lieferanten für wie viel?“. Um unternehmensweite Transparenz zu schaffen, nutzten wir verschiedene Quellen. Eine reine Datenanalyse von zum Beispiel Ausgabe-Daten, Rechnungen und Lieferantenstammdaten sowie Verträgen schaffte einen ersten Überblick über die Ausgabenstruktur. Für eine umfassende Potenzialbewertung, die neben den reinen Kennzahlen auch den Reifegrad der Einkaufsfunktionen sowie eine Detailbetrachtung der Lieferantenstruktur enthielt, führten wir außerdem Interviews mit insgesamt 25 verantwortlichen Mitarbeiter:innen.
Das Ergebnis dieser Potenzialanalyse zeigte diverse Handlungsfelder sowohl in den internen Prozessen und Spezifikationen als auch in den „klassischen“ Einkaufsaktivitäten auf. Um diese Potenziale möglichst effektiv zu heben, entschied sich das Management gemeinsam mit dem Projektteam für einen zwei-geteilten Ansatz:
Demand Management zur Optimierung der internen Bedarfsstrukturen
Um die interne Transparenz zu erhöhen, Bedarfe bestmöglich zu bündeln und die Mengen zu optimieren entwickelte das Projektteam eine einkaufsspezifische Warengruppenstruktur. Arbeiten alle mit der gleichen Struktur, ermöglicht das auch zukünftig eine unternehmensweite Transparenz über die eingekauften Bedarfe. In einem nächsten Schritt wurden für jede Warengruppe im Rahmen eines klassischen Demand Managements abteilungsübergreifend die tatsächlich benötigten Bedarfe ermittelt. Für jeden Bedarf wurden Mengen, erforderliche Qualitäten, Bestellfrequenzen und die Kritikalität festgehalten und genaue Spezifikationen erstellt, die nun für alle Abteilungen bindend sind.
Zudem wurden Prozesse eingeführt, um die Ergebnisse langfristig zu sichern. So führt das Handelsunternehmen nun zum Beispiel jährlich einen „Frühjahrsputz“ durch, in dem alle Bedarfe erneut geprüft und optimiert werden (Continuos Demand Management).
Co-Sourcing zur Optimierung des Lieferantennetzwerks und der Verbesserung von Konditionen
Parallel zum Demand Management Programm stellte das Projektteam das Lieferantennetzwerk für jeden einzelnen Bedarf auf den Prüfstand. Hierbei war auffällig, dass der Kunde vorrangig mit regionalen Lieferanten zusammenarbeitete und höhere durchschnittliche Preisniveaus akzeptierte. Das Projektteam erweiterte den Lieferantenpool um überregionale Anbieter und bezog für jede Warengruppe die jeweils attraktivsten Beschaffungsmärkte mit ein.
Unter allen Anbietern wurden im nächsten Schritt die neu ermittelten Bedarfsmengen neu ausgeschrieben und verhandelt.
Optimaler Effizienzgewinn durch Kombination von Hebeln
- Volle Kostentransparenz durch neu geschaffene Warengruppenstruktur
- Optimierung der Spezifikationen und Mengen
- Verbesserter Einkaufsprozess durch abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
- Leistungsstarker Lieferantenpool
- Signifikante Einsparungen über alle Warengruppen hinweg
- Continuos Demand Management
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