Transformation des indirekten Einkaufs

Das starke Wirtschaftswachstum des vergangenen Jahrzehnts bescherte den Maschinenbauern volle Auftragsbücher und zuverlässige Umsätze. Mit Fokus auf Wachstum und Lieferfähigkeit konnten Kostenstrukturen oftmals nicht im gleichen Tempo effizient weiterentwickelt werden. Es gilt nun die Phase der Marktberuhigung zu nutzen, um Versäumtes nachzuholen

Der Verpackungsmaschinenhersteller begann genau rechtzeitig seine Komfortzone zu verlassen, Organisation und Prozesse im Einkauf auf den Prüfstand zu stellen und Kostensenkungsprogramme zu initiieren. Wir wurden beauftragt, gemeinsam mit den verantwortlichen Abteilungen den Einkauf indirekter Bedarfe zu optimieren und zukunftsfähig aufzustellen.

Im Zuge einer Potenzialanalyse wurden alle Kosten im indirekten Bereich transparent dargestellt. Hierzu gehörten auch die Produkte und Dienstleistungen, die als „Maverick Buying“ durch die Fachabteilungen beschafft wurden. Der Abgleich mit unserer Benchmark-Datenbank identifizierte erhebliche Einsparpotenziale, vor allem in den Warengruppen Logistik, Verpackungen und IT. Gemeinsam wurden Einsparinitiativen definiert, um diese Optionen innerhalb eines 12-monatigen Programms umzusetzen.

In der Umsetzung erfassten wir gemeinsam mit dem Einkauf und den Fachabteilungen den Bedarf für die einzelnen Kategorien und brachte ihn auf aktuellen Stand, damit am Ende nur genau das eingekauft wird, was auch tatsächlich benötigt wird. „Unser IT Service Desk war früher mit mehreren Mitarbeiter:innen vor Ort. Natürlich ist es angenehm, Probleme schnell am Schreibtisch beheben zu lassen. In vielen Fällen reicht allerdings auch ein Remote Support. Das spart Kosten und Zeit auf beiden Seiten“ erläutert ein:e Mitarbeiter:in.

Durch die Nutzung einkäuferischer Hebel, etwa groß angelegter Ausschreibungen sowie der Bündelung und Respezifizierung der Bedarfe, konnten die zu Beginn des Projektes definierten Einsparpotenziale um 30 Prozent übertroffen werden. Durch unseren teamorientierten Co-Sourcing Ansatz wurden zudem die Einkaufsmitarbeiter „on the job“ trainiert und erhielten hilfreiche Templates für den Einsatz in ihren Warengruppen.

Um künftig professioneller agieren und Potenziale eigenständig nachhaltig erschließen zu können, wurde eine neue Einkaufsorganisation eingeführt: Die Einkaufsabteilung wurde in einen strategischen und einen operativen Einkauf mit klar definierten Verantwortlichkeiten getrennt und zwischen den beiden Standorten in Deutschland und Tschechien wurde eine stärkere Koordination in den einzelnen Warengruppen beschlossen.

Wir unterstützten dies mit einem Benchmarking der bisherigen Strategien, Rollen und Prozesse sowie Handlungsempfehlungen. Im indirekten Einkauf wurde eine standort- und abteilungsübergreifende Einkaufsvision formuliert, die die Ziele für alle greifbar macht und die Einkaufsaktivitäten und die Zusammenarbeit mit den Bedarfsträgern klar strukturiert. Ein Ausschreibungskalender wurde erstellt, um auch in Zukunft die Einkaufskonditionen regelmäßig am Markt zu überprüfen und mit den leistungsfähigsten Lieferanten zusammenzuarbeiten.

Zur Erhöhung der Effizienz des Einkaufs führten wir außerdem eine Gap-Analyse zur Digitalisierung einzelner Prozesse durch und zeigten geeignete Tools, die die Anforderungen des Kunden bestmöglich abdecken. Auch hier hat das Unternehmen den Anspruch, den Einkauf zukunftsfähig aufzustellen.

Ergebnisse

• Einsparungen um 30% über Plan
• Einkaufsstrategie und -vision für den indirekten Einkauf erstellt
• Verantwortlichkeiten und Schnittstellen für alle indirekten Bedarfe definiert
• Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen durch „Training on the job“
• Neue Einkaufsorganisationen in Deutschland und Tschechien eingeführt
• Ausschreibungskalender für indirekte Bedarfe erstellt
• Digitalisierungs-Potenziale identifiziert

 

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Referenz

Transformation der Lieferketten im Industrial Engineering

Im Rahmen eines umfassenden Transformations- und Kostenoptimierungsprogramms sollten die Beschaffungsaktivitäten der einzelnen Länder konsolidiert und Einsparpotenziale bei den direkten und indirekten Ausgaben realisiert werden.