Einkaufsstrategien für einen in Schieflage geratenen Kunden
Innovativer, auf Spieltheorie basierender Auktionsansatz zur Erzielung von Exzellenz in Verhandlungen
Unser Kunde ist eine bekannte Marke und ein führendes Unternehmen auf dem europäischen Batteriemarkt. Mit über 4.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 1 Mrd. € stellt das Traditionsunternehmen Akkus und Batterien für Haushalte in ganz Europa her.
Ziel: Procurement Excellence-Programm zur Vermeidung der Insolvenz
Das börsennotierte Unternehmen befand sich in einer schwierigen finanziellen Situation. Gestiegene Materialkosten in Verbindung mit einem Nachfragerückgang haben es in eine Sandwichposition gezwungen. Hinzu kamen Engpässe und Preiserhöhungen auf den Lieferantenseite. In der Folge sank der Aktienwert des Unternehmens stark und es stand am Rande der Insolvenz. Um dies zu verhindern, wurde ein umfassendes Restrukturierungsprogramm eingeleitet. Im Mittelpunkt stand dabei die konsequente Kostenoptimierung. Dazu kombinierten wir klassische Hebel und Methoden zur Einkaufsoptimierung mit Ausgabenanalysen und wissenschaftlichen Ansätzen.
Exzellenz in Verhandlungen: Höchste Wirkung durch prozessgesteuerte Verhandlungen
Bei der Umsetzung unseres Ansatzes zur Verhandlungsexzellenz verfolgten wir eine prozessgesteuerte Strategie, die darauf abzielt, die größtmögliche Wirkung zu erzielen. Angesichts einer noch nie dagewesenen Situation, in der sich der Kunde befand, war es nötig, innovative Ansätze und maßgeschneiderter Lösungen zu entwerfen, um die Einsparungen zu maximieren und das Unternehmen zu stabilisieren.
Im Mittelpunkt unserer Strategie standen Kalkulationsanalysen und Spend-Analytics-Tools, die wertvolle Einblicke in Kostenstrukturen und Beschaffungsdynamik lieferten. Unser Hauptaugenmerk lag jedoch auf der Verhandlungsexzellenz, mit der wir die Art und Weise der Auftragsvergabe im Unternehmen revolutionieren wollten.
Exemplarische Struktur eines Verhandlungsprozesses, individuell auf die Situation des Kunden zugeschnitten
Im Mittelpunkt unseres Ansatzes stand die Anwendung der Spieltheorie als Grundlage für prozessgesteuerte Auktionen. Diese Methodik ermöglichte es uns, mehrere Phasen zu definieren, von denen jede darauf abzielte, das volle Potenzial des Verhandlungsprozesses auszuschöpfen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war die Anpassung der verschiedenen Phasen an die jeweilige Geschäftssituation.
Phase 1: RFQ-Phase
In der ersten Phase, der RFQ-Phase (Request for Quotation), bestand unser Ziel darin, die Lieferanten zu qualifizieren und gleichzeitig ein Wettbewerbsumfeld zu schaffen. Zu den wichtigsten Merkmalen dieser Phase gehörten:
- „First Price Sealed Bid“: Lieferanten gaben versiegelte Angebote ab, wobei der Höchstbietende den Zuschlag erhielt.
- Verbindliche RFQ-Angebote: Die in dieser Phase abgegebenen Angebote galten als verbindlich für die nachfolgenden Phasen, um die Zusage der Lieferanten sicherzustellen.
- Transparente Kommunikation: Wir haben während des gesamten Prozesses für Transparenz gesorgt, um Fairness zu wahren und einen gesunden Wettbewerb zu fördern.
- Auswahl der Lieferanten: Die beiden bestplatzierten Lieferanten aus Phase 1 wurden anschließend zur Phase 2 eingeladen, während der drittplatzierte Lieferant in Phase 3 aufstieg.
Phase 2: Umgekehrte holländische Auktion
Phase 2, die umgekehrte holländische Auktion, machte 75 % des Geschäfts aus und führte zu bedeutenden Ergebnissen, insbesondere auf wettbewerbsorientierten Märkten. Zu den wichtigsten Aspekten gehörten:
- Teilnahme qualifizierter Lieferanten: Nur Lieferanten, die Phase 1 erfolgreich bestanden haben, waren zur Teilnahme an dieser Auktion berechtigt.
- Definierte Start- und Endpreise: Die Auktionen begannen mit einem vorher festgelegten Startpreis, der allmählich sank, bis ein Lieferant das Angebot annahm und damit das Ende der Auktion markierte
- Einladung zu Phase 3: Lieferanten, die in Phase 2 nicht erfolgreich waren, erhielten die Möglichkeit, an Phase 3 teilzunehmen.
Phase 3: Japanische Auktion
In der letzten Phase, der japanischen Auktion, wurden 25 % des Auftrags vergeben, um die Risiken durch die Einführung einer dualen Beschaffungsstrategie zu mindern. Zu den besonderen Merkmalen dieser Phase gehörten:
- Begrenzte Verfügbarkeit von Informationen: Den Lieferanten wurden nur begrenzte Informationen zur Verfügung gestellt, um ein Element der Unsicherheit einzuführen und hierüber den Preiswettbewerb zu fördern.
- Wettbewerb um kleine Volumina: Qualifizierte Lieferanten, die in früheren Phasen keine Aufträge erhalten hatten, konkurrierten um kleinere Einkaufsvolumina.
- Startpreisstrategie: Der Startpreis für diese Auktion wurde leicht über dem zweitbesten Angebot festgelegt, um den Wettbewerb zu gewährleisten und gleichzeitig zu niedrige Angebote zu verhindern.
Durch die Umsetzung dieses umfassenden Ansatzes zur Verhandlungsexzellenz erzielten wir nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen, sondern förderten auch eine Kultur der Innovation und Effizienz im Einkaufsprozess.
Ergebnisse:
- Übertreffen der Verhandlungsergebnisse: Prozessorientiertes Design steigerte die Einsparungsergebnisse
- Effizientes und wissenschaftlich fundiertes Design führte zu Einsparungen von +4% im Vergleich zu herkömmlichen Verhandlungsmethoden
- Die Einsparungen konnten effektiv genutzt und in den Cashflow-Kreislauf übertragen werden
- Standardisierter Ansatz entwickelt und für zukünftige Ausschreibungen implementiert
- Dual-Sourcing-Strategie erfolgreich umgesetzt
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