Einkaufsoptimierung in der Lebensmittelbranche
Abwehr von Preisforderungen im inflationären Umfeld
Unser Kunde ist ein Lebensmittelhersteller, der sich auf Produkte aus Kartoffeln (z.B. Pommes Frites, Kartoffeltaschen, etc.) spezialisiert hat. Das familiengeführte Unternehmen war mit hohen Preisforderungen auf der Beschaffungsseite konfrontiert, die der Einkauf nicht abwehren konnte.
Zielsetzung: Stärkung des Einkaufs und Optimierung der Konditionen
Um Margenverluste einzudämmen und Lösungen für die fortschreitende Inflation zu finden, wurde das gemeinsame Projekt initiiert. Ziel war es, den Einkauf von direkten Bedarfen wie Fleisch, Molkereiprodukten, Gewürzen, Kartonagen, Verpackungsfolien etc. zu optimieren.
Zudem galt es, die Position des Einkaufs zu stärken. Denn dieser wurde bislang eher als Besteller und weniger als Prozesstreiber für Lieferantenauswahl und Kaufzeitpunkte angesehen. Schließlich sollten die Einkäufer trainiert werden, um die neuen Tools und Methodiken im Tagesgeschäft anzuwenden und langfristig im Unternehmen zu verankern.
Vorgehensweise: Transparenz und Kopplung an Marktindizes
Auf Basis einer detaillierte Potenzialanalyse definierte das Projektteam verschiedene Workstreams und Initiativen für die einzelnen Bedarfe. Wir wurden auf Kundenseite von einer Task Force unterstützt, in der alle maßgeblichen Abteilungen (Qualitätssicherung, Sales, Marketing, Einkauf) vertreten waren. So stellten wir sicher, dass wir kurzfristig auf Preisforderungen reagieren, und neue Methoden in der Praxis mit allen Stakeholdern testen konnten.
Mit dem Ziel, die Kostenstrukturen zu optimieren wurden in diesem Setting Ausschreibungen durchgeführt, zu denen sowohl die Bestands- als auch neue Lieferanten eingeladen waren. Die aktuelle Marktlage machte die Ausschreibungen bei einigen Produkten schwierig: So waren einige Rohstoffe komplett vergriffen (z.B. Kartoffelflocken), weshalb wir gerade von neuen Lieferanten entweder gar keine Angebote oder extrem hohe Preise erhielten. Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, und um für diese Produkte auch zukünftig Versorgungssicherheit zu garantieren, etablierten wir Prozesse zur Marktbeobachtung.
Eine genaue Betrachtung dieser Rohstoffmärkte in Verbindung mit regelmäßigen Mengen- und Preisabfragen bei den Lieferanten hilft dabei, Know-how aufzubauen und ein Gefühl für die optimalen Kaufzeitpunkte zu entwickeln. Übergangsweise war es auch sinnvoll, Lagerbestände über Bestandslieferanten zu füllen, um die Versorgung zu sichern.
Die dank Marktbeobachtung gewonnene Transparenz nutzte das Projektteam in der anschließenden Verhandlungsrunde, um mit den Lieferanten auf Augenhöhe neue Spezifikationen zu vereinbaren. Im Rahmen dieser Gespräche verständigten wir uns mit den Lieferanten auf die Einführung vertraglich regulierter Indexierung, um sicherzustellen, dass unser Kunde marktgerechte Preise zahlt.
Da die Spezifikationen seitens unseres Kunden zum Teil sehr streng waren, d.h. die Toleranzen für verschiedene Qualitäts-Parameter sehr klein waren, war es gerade bei neuen Lieferanten schwierig unsere Forderungen durchzusetzen. Durch enge Kommunikation und Motivation der Lieferanten ließ sich das aber in den meisten Fällen lösen. Basierend auf den langen Freigabeprozessen und vielen Abstimmungsschleifen war ein regelmäßiger Kontakt wichtig, um Informationen schnell und effektiv weiterleiten zu können und pragmatische Lösungen zu finden.
Ergebnisse
- Transparentes System für wettbewerbsfähiges Pricing eingeführt (Indexierung)
- Verhandlungsposition für die Zukunft gestärkt durch Transparenz über Produktzusammensetzung und Kostentreiber
- Risikoreduzierung und niedrigere Einkaufskosten durch Erweiterung des Lieferantenpools
- Verbesserung der Marge
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